Claire, 34 ans, vient de décrocher son premier poste de manager dans une PME du secteur tech à Toulouse. L’excitation est à son comble. Elle a enfin l’opportunité de faire ses preuves, de piloter une équipe de six personnes, et de porter des projets stratégiques. Mais très vite, l’euphorie laisse place au vertige.
Dès la deuxième semaine, son agenda explose. Elle enchaîne les réunions sans fin, jongle avec les demandes urgentes des clients, répond à ses collaborateurs entre deux e-mails, et repousse systématiquement ce projet important censé structurer l’année.
Un jeudi soir, à 20 h passées, devant son ordinateur éteint, elle se dit tout haut :
« Si c’est ça, être manager, je ne vais pas tenir. »
Et pourtant, Claire n’est ni désorganisée, ni incompétente. Elle est simplement tombée dans le piège que connaissent 87 % des managers : se laisser happer par l’urgence au détriment de l’essentiel. Un piège bien connu… mais évitable.
Dans cet article, vous allez découvrir comment, concrètement, Claire a transformé son emploi du temps grâce à des techniques simples mais puissantes. Et comment vous aussi, vous pouvez reprendre le contrôle de votre temps, clarifier vos priorités et retrouver du plaisir dans votre rôle de manager.
1 – Poser des fondations solides
Quand Claire a décidé de remettre de l’ordre dans sa façon de travailler, elle a commencé par une chose toute simple : s’asseoir avec un carnet vide. Pas d’outils numériques, pas de tableau Excel. Juste elle, un stylo, et une question : “Qu’est-ce qui est vraiment important dans mon rôle ?”
Elle a noté tout ce qu’elle faisait dans une semaine. Résultat : sur 35 heures, seulement 9 étaient consacrées à des missions stratégiques. Le reste ? Réunions non préparées, mails sans fin, micro-tâches qu’elle aurait pu déléguer. Un constat rude… mais salvateur.
Clarifier ses vraies priorités
Claire a alors appliqué une règle simple :
Tout ce qui ne contribue pas directement aux objectifs de l’équipe est soit reporté, soit délégué, soit supprimé.
C’est ce qu’on appelle la loi de Pareto. Environ 20 % de vos actions produisent 80 % de vos résultats. À vous de repérer ces 20 %.
🟢 Astuce concrète : chaque matin, notez vos 3 priorités stratégiques. Rien d’autre ne passe avant.
La règle du 1–3–5 : une structure simple pour avancer
Claire a aussi adopté une méthode ultra concrète que beaucoup de managers sous-estiment :
👉 La règle du 1–3–5.
Chaque jour, elle se fixe :
- 1 tâche prioritaire (ex : animer une réunion stratégique)
- 3 actions importantes (ex : préparer un reporting, appeler un client, valider un livrable)
- 5 petites tâches (ex : répondre à un mail, organiser un point rapide)
C’est bête comme bonjour, mais redoutablement efficace. Parce que ça évite de courir après une to-do list de 32 lignes.
Bloquer du temps stratégique : votre vrai rôle
Enfin, Claire a commencé à bloquer 2 heures par semaine – le mardi matin – rien que pour réfléchir :
- Planification de projet
- Suivi d’objectifs
- Anticipation des conflits
Elle appelait ce créneau « son espace de direction ». Car un manager n’est pas là pour faire, mais pour faire faire et penser.
💡 Selon une étude McKinsey, les managers qui réservent du temps de réflexion stratégique augmentent la performance de leur équipe de 18,5 %.
👉 Source : “Making time management the organization’s priority”, McKinsey, 2013,
2 – Organiser votre semaine pour garder le contrôle
Claire pensait que planifier, c’était perdre du temps. Elle croyait devoir rester “disponible pour tout le monde”. En réalité, c’est ce qui la piégeait chaque semaine :
– elle passait ses journées à éteindre des incendies
– elle réagissait plus qu’elle ne pilotait
– elle terminait ses semaines sans avoir avancé sur ce qui comptait vraiment
Jusqu’au jour où son N+1 lui a dit une phrase qu’elle n’a jamais oubliée :
« Un bon manager, ce n’est pas quelqu’un de disponible. C’est quelqu’un de prévisible. »
Créer un planning hebdo structurant
Claire a revu toute sa semaine. Elle a construit un emploi du temps type avec :
- Des blocs fixes (réunions d’équipe, points individuels, reporting)
- Des blocs de production focus (sans téléphone, sans email, 1h)
- Des zones tampons pour absorber les imprévus
Cela ressemble à un agenda Google coloré, mais derrière chaque couleur, une intention claire.
📌 Exemple visuel à intégrer :
→ Planning type d’un manager sur 5 jours avec blocs focus / réunions / délégation / revue stratégique.
💡 Astuce : Elle a aussi ajouté une règle d’or : pas plus de 3 réunions par jour. Et jamais après 16h.
La méthode Pomodoro : redonner du rythme
Claire s’est rendu compte qu’en voulant être disponible en permanence, elle perdait sa concentration. Elle a testé la méthode Pomodoro :
- 25 minutes de travail concentré
- 5 minutes de pause
- Toutes les 4 sessions : 20 minutes de pause longue
Un petit timer sur son bureau a tout changé. Elle est passée de 8 tâches commencées / 3 terminées… à 6 terminées / 2 entamées.
Une étude de Stanford a montré que le multitâche fait baisser l’efficacité de 40 %, en moyenne.
👉 Source : The Myth of Multitasking (Whittaker Training, s’appuyant sur des travaux de l’Université de Stanford)
Déléguer pour se recentrer sur son rôle
Autre déclic : Claire s’épuisait à vouloir tout faire. Elle a appliqué la règle des 70/30 :
Si un collaborateur peut faire une tâche à 70 % de votre niveau, déléguez-la.
C’est contre-intuitif. Mais en réalité, la perfection n’est pas toujours la priorité, surtout quand votre rôle est de développer les autres.
Elle a commencé par déléguer les relances client, puis les briefs techniques, puis certains points d’équipe.
Résultat ?
👉 Elle a libéré 5 à 6 heures par semaine.
👉 Et ses collaborateurs se sont sentis valorisés.
🔗 Lien interne recommandé : Comment déléguer efficacement en tant que manager ?
3 – Tenir le cap au quotidien
Un lundi matin, Claire arrive motivée. Son planning est propre, ses objectifs sont clairs. Et pourtant… à 11h, tout a déjà déraillé.
Un client mécontent appelle. Un collaborateur débarque avec une “urgence”. Un mail de la direction demande une synthèse “pour tout à l’heure”.
Claire lève les yeux : il est 17h30. Elle n’a pas touché au dossier qu’elle s’était promis de terminer. Elle soupire. Encore.
Ce jour-là, elle comprend une chose essentielle :
Ce n’est pas la planification le problème. C’est la capacité à garder le cap malgré les sollicitations.
Le rituel des 3 questions du matin
Dès le lendemain, Claire démarre chaque journée avec un petit rituel de 10 minutes. Avant d’ouvrir ses mails, elle répond à 3 questions simples :
- Quelles sont mes 3 priorités du jour ?
- Quelles urgences sont apparues ?
- Qu’est-ce qui peut attendre demain, ou être délégué ?
Elle les écrit noir sur blanc dans son carnet, au stylo. Rien de digital. Un geste concret. Un ancrage.
Résultat : elle reprend le contrôle de ses journées.
🔎 Selon Harvard Business Review, 87 % des managers les plus performants consacrent les 15 premières minutes de leur journée à organiser leur pensée.
Fermer la porte (symboliquement) une heure par jour
Un autre geste simple, mais radical : elle a bloqué 1 heure chaque jour pour travailler en “mode focus”.
Portable en silencieux. Notifications coupées. Teams fermé.
Un panneau sur la porte : “Je suis en travail profond – dispo à partir de 11h.”
Contre toute attente… personne ne l’a mal pris. Au contraire :
👉 son équipe a commencé à faire de même
👉 les interruptions inutiles ont chuté de 60 %
👉 ses dossiers étaient prêts plus tôt
💡 Astuce concrète : nommez ce bloc “Réserve stratégique” dans votre agenda. Et tenez-le comme un rendez-vous avec un client important.
Un Kanban visuel pour suivre l’essentiel
Enfin, Claire a remplacé sa to-do liste éclatée par un simple tableau Kanban :
- À faire
- En cours
- Fait
Chaque carte est datée, classée par priorité (rouge/jaune/vert), et liée à un objectif.
📌 Résultat : elle voit en un coup d’œil ce qui avance et ce qui stagne.
Elle peut aussi rendre visible le flux de travail à son équipe, sans mails ou relances constantes.
4 – Faire le tri et apprendre à dire non
Un mercredi matin, Claire reçoit une nouvelle demande : “Tu peux me relire ce document pour 14h ?”.
Elle hésite. Elle n’a pas le temps. Mais comme d’habitude, elle répond : “Oui, je vais voir ce que je peux faire.”
Ce jour-là, elle repousse encore son entretien individuel avec un collaborateur. Un moment clé qu’elle remet pour la troisième semaine consécutive.
Et là, elle réalise : À force de dire oui à tout le monde, elle dit non à ce qui compte vraiment.
Dire non, c’est protéger vos priorités (et votre équipe)
Claire décide alors de changer de posture. Elle ne devient pas froide, ni rigide. Mais elle se forme à dire non avec assertivité, en trois étapes :
- Écouter la demande avec attention
- Exprimer ses contraintes avec clarté
- Proposer une alternative ou un délai
🧠 Exemple : “Je comprends ton besoin, mais je suis concentrée sur le projet X aujourd’hui. Je peux le relire demain matin si c’est encore utile.”
Et ça marche. Résultat : moins d’interruptions, plus de respect pour son temps, et une équipe qui apprend à mieux s’organiser… sans elle.
La matrice d’Eisenhower : un outil simple pour faire le tri
Claire découvre aussi un outil qui va révolutionner sa façon de prioriser : la matrice d’Eisenhower.
Elle y classe ses tâches en 4 catégories :
Elle fait cet exercice tous les lundis matin, en 15 minutes chrono. Et chaque semaine devient plus claire, plus fluide.
📌 À intégrer : Infographie simple de la matrice avec exemples concrets.
Supprimer l’inutile : le minimalisme managérial
Claire pousse la logique plus loin. Elle liste toutes ses tâches récurrentes de la semaine… puis les passe au crible :
- Cette réunion a-t-elle encore un sens ?
- Ce reporting est-il lu ?
- Cette validation nécessite-t-elle vraiment son intervention ?
En supprimant 10 % des tâches peu utiles, elle a gagné plus de 6 heures par mois.
📊 Étude interne d’un cabinet RH (Cadremploi, 2022) : 1 manager sur 2 passe plus de 30 % de son temps sur des tâches sans valeur ajoutée.
Et surtout : son équipe se sent plus autonome, car elle leur fait confiance pour décider sur des micro-choix qu’elle centralisait auparavant.
5 – Construire une organisation durable et évolutive
Deux mois après avoir mis en place ses nouvelles habitudes, Claire respire mieux.
Elle travaille moins dans l’urgence. Son équipe est plus autonome.
Et surtout : elle a retrouvé de l’énergie pour réfléchir, anticiper, manager vraiment.
Mais elle sait que tout peut vite se dégrader si elle ne reste pas vigilante. Alors, elle ajoute une dernière pierre à son système : le pilotage régulier de son organisation.
La revue mensuelle : 30 minutes pour garder le cap
Chaque dernier vendredi du mois, Claire s’accorde 30 minutes pour une mini-revue :
- Quels objectifs ai-je atteints ?
- Quels projets ont glissé ? Pourquoi ?
- Ai-je respecté mes blocs stratégiques ?
- Qu’est-ce que je dois ajuster ?
Elle note tout dans un tableau simple. Et à chaque fois, elle repère 1 à 2 micro-ajustements qui font une vraie différence.
🧠 Exemple : un mois, elle a remarqué qu’elle passait 7 h en réunion de coordination. Elle a réduit à 4 h, et instauré un point écrit partagé.
Visez 75 % de réalisation, pas 100 %
Claire ne cherche pas la perfection. Elle sait que viser 100 % de tâches accomplies, c’est s’exposer à la surcharge ou à l’échec permanent.
Elle fixe désormais un taux de réalisation cible de 75 %. Pourquoi ?
Parce que cela lui laisse une marge de manœuvre pour les imprévus, et surtout… de la place pour penser.
📊 Étude McKinsey (2023) : les managers les plus performants consacrent 15 à 20 % de leur temps à des tâches “non productives immédiatement”, mais stratégiquement indispensables.
Adaptez votre organisation à vos temps forts
Claire a aussi compris que son organisation ne devait pas être figée. En période de lancement produit, elle réduit ses blocs “réflexion” au profit de l’opérationnel. En période creuse, elle inverse.
💡 Astuce : adoptez une logique de “saisonnalité managériale”. Un agenda qui s’adapte, comme un planning d’équipe agile.
👥 Et votre équipe dans tout ça ?
En responsabilisant son équipe via des outils simples (tableaux partagés, points flash hebdo, reporting allégé), Claire a observé :
- Moins de dépendance à son arbitrage
- Plus d’initiatives
- Une baisse de 18 % du turn-over en 6 mois
🔗 Lien interne recommandé : Les erreurs fréquentes d’un manager débutant
Claire n’a pas juste optimisé son emploi du temps. Elle a transformé sa posture de manager. Et ça, aucun outil ne le remplace.
Questions fréquentes
1. Comment gérer votre temps quand tout semble urgent ?
C’est l’une des situations les plus frustrantes pour un manager. La clé est de distinguer l’urgent du prioritaire. Utilisez la matrice d’Eisenhower : identifiez les tâches importantes mais non urgentes, et planifiez-les en priorité.
💡 Astuce : quand tout est urgent, rien ne l’est vraiment. Interrogez-vous sur l’impact réel de chaque tâche.
2. Comment concilier le court terme et les projets stratégiques ?
Réservez des blocs fixes dans votre agenda pour les projets de fond, même si ce n’est qu’1h par semaine au départ. Bloquez-les comme un rendez-vous non négociable.
👉 L’important ne devient jamais urgent… sauf si vous l’avez ignoré trop longtemps.
3. Est-ce que le multitâche est une bonne stratégie pour un manager ?
Non. Le multitâche ralentit la productivité de 30 à 40 %, selon une étude de Stanford. Il augmente aussi le stress.
✅ Préférez le travail en blocs unitaires (ex : 25 min de focus Pomodoro) : vous en ferez moins… mais mieux.
4. Comment dire non sans passer pour un manager rigide ?
Dites non avec bienveillance. Expliquez votre charge de travail et proposez une alternative ou un délai.
Exemple : “Je ne peux pas m’en occuper aujourd’hui, mais je peux y jeter un œil demain matin. Est-ce acceptable ?”
Vous renforcez ainsi votre crédibilité et votre posture de leader structuré.
5. Existe-t-il une méthode simple pour organiser mes journées ?
Oui, la règle du 1–3–5 est parfaite pour démarrer :
- 1 tâche prioritaire
- 3 importantes
- 5 petites
Cela vous aide à structurer votre journée sans surcharge. Associez-la à un outil visuel comme un tableau Kanban, et vous gagnerez en clarté au quotidien.
Reprendre la main sur votre temps, c’est reprendre la main sur votre rôle de manager
Claire n’avait pas besoin de travailler plus. Elle avait besoin de travailler autrement. Comme vous, elle croyait qu’un bon manager devait tout gérer, être partout, tout le temps. En réalité, elle a appris à gérer son temps et ses priorités en tant que manager, et ça a changé son quotidien… et celui de son équipe.
Aujourd’hui, vous avez les clés : des outils concrets, des méthodes simples, des routines efficaces. Il ne s’agit pas de tout appliquer d’un coup, mais de commencer. Dès demain, testez une seule chose : votre rituel des 3 priorités du matin, ou un créneau focus sans interruption.
👉 Petit à petit, vous passerez d’un manager réactif à un manager stratégique.
Et croyez-moi : vous avez le droit d’être organisé, serein, et respecté pour ça.
Et vous ?
👉 Quelle astuce utilisez-vous pour gérer votre temps et vos priorités ?
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